電話で連絡する文化がなくなれば、もっとお互いの業務が効率化すると感じますね…! 仕事上で電話をしてくる理由. WordPress Luxeritas Theme is provided by "Thought is free". 入れ違い電話が減った; 3.2. 電話環境の改善でお客さまの満足度も向上! クラウドpbxで電話業務を効率化させた事例. 3.1. この図式は間違いないだろう。 ただし、だからこそ、電話が求められているということを改めて理解して頂きたい。 コミュニケーションが多様化しているからこそ 電話はなくならないのだ。 デジタル化、it化が進めば確実に効率的で 外出先、各拠点、海外からでも固定電話で発着信し内線取次ぎができます。まさに固定電話を持ち歩くことができるのと同じです。また、自宅にいながら会社の電話番号で発着信することができるため在宅勤務にも最適です。, ◎ナイセン間の通話料が無料で、外線通話はどこでも3分8円~と格安 とはいえ、電話をしてくる側の心理も、全くわからないわけではないんですよ。 電話業務の効率化ならクラウドpbx. COPYRIGHT © KDDI CORPORATION, ALL RIGHTS RESERVED. 電話対応の取次ぎロス. このページはJavaScriptを使用しています。JavaScriptを有効にして、または対応ブラウザでご覧下さい。, 業務効率化を実現するオフィスの電話改革のポイントを紹介している本シリーズ。既存の固定電話の改革とスマートフォンの活用が、思った以上のコスト削減や業務の効率アップにつながることもあります。第三回では、意外に負荷の多い『電話の取り次ぎ』についての現状と、改善策の具体的事例をご紹介します。, 地味ながら内勤の社員に大きな負荷をかけているのが『電話の取り次ぎ』です。一例として、電話の取り次ぎにどのくらいの時間が割かれているのか見てみましょう。, オフィスにお客さまから電話がかかってきた場合、まずは取り次ぐ社員の所在を確認することになります。すぐに確認できれば、電話を転送するだけですが、姿が確認できない、外出しているといった場合には、お客さまにその旨をお伝えし、一旦電話を切ることになります。そこから、取次先の社員の携帯電話へ連絡することになります。これがスムーズに行えたとして、平均3分かかるとします。これを一日に10回繰り返せば、電話の取り次ぎだけで一日に30分の時間を割くことになります。また、所要時間だけではなく、電話を受けている社員はそのたびに作業を中断していることになり、非常に効率が悪いということになります。, これを解決するために役立つのが、FMCサービスの導入です。実際の事例を次のコーナーでご紹介します。, ■課題:営業担当者とお客さまをダイレクトにつなげたい中堅の医療機器商社であるR社。北関東を商圏として、250人の営業担当者が医療機関や福祉施設に営業を行っています。営業担当者にとって日中はお客さまの訪問が基本。しかし、お客さまからのお問い合わせ、消耗品の発注などは直接オフィスに電話がかかってきます。営業状況は営業担当者しかわからないため、連絡を取って折りかえし連絡する手間が非常に多くなっていました。内勤担当者から電話に出たくないと言う声さえ上がるように。, 営業担当者の机に、一人一台割り当てられていた固定電話を廃止。FMCサービスを導入して、担当者のスマートフォンを内線電話として使えるようにしました。お客さまからの電話は直接営業担当者につながり、欠品している消耗品をすぐに発注できるとお客さまからも喜びの声が上がりました。内勤の担当者も電話の取り次ぎ業務がなくなり、無駄な業務が減ったと好評です。さらには、外出中の営業担当者を呼び出していた通話料金も大きく削減。固定電話の台数が減ったこともあり、総合的にみるとコストダウンすることになりました。, オフィスの必需品である固定電話と、スマートフォン。これらをFMCサービスの導入により、連携させることで業務を大きく改善させることが可能です。ところが、二つの音声環境を管理するのに、実は大きな問題点があります。それは、それぞれを管理する部署や担当者が違うということです。固定電話を管理するのは総務担当、スマートフォンはパソコンなどと一緒に情報システム担当が管理しているという会社も多いことでしょう。それぞれ管理している担当者が異なるため、連携が取れずに音声環境の整備が遅れてしまうのです。, そこで、次回は、オフィスの電話環境を改善する際のハードルと対策について詳しく解説します。, コストや業務の効率化という観点から、理想的な通話環境を実現できるソリューションをご紹介します。. 誰からの電話か一目で分かるから担当者が直接電話を取れる; 2.3. 日々の電話業務を何気なくこなしていますが、意外と負担に感じている人は多いでしょう。特に、外出が頻繁に発生する業務が多い職場の場合は、伝言や折返しが多く、社内にいるスタッフの負担は大きいものです。そのため、電話業務を効率化したいと考えている方もいるでしょう。, 有効な解決手段とのなるのが、クラウドPBXを使うことです。この記事では、クラウドPBXについて、またクラウドPBXを使うことでどれだけ電話業務が効率良くなるのか、ご紹介します。, 普段何気なく行っている電話業務ですが、本来注力すべきメインの仕事の合間に電話がかかってくると集中力が低下しますし、電話自体の取次をするためにメモを取ることは電話対応に時間を取られて、本来の業務のペースが乱れるでしょう。このように負担となる電話業務の代表的な例を詳しくご紹介します。, お客様や取引先から電話を受け、別の担当者に電話を取り次ぐことは多くあります。実際に、電話がかかってきた際に「はい、△△社でございます」と出て、相手先のお名前と所属を聞き、「お繋ぎいたします、少々お待ちください」と保留を押してから担当者に繋ぐという作業は日常的に発生していることでしょう。, しかし、取次ぎの一連の流れは取り次いだ人の時間と労力を使ってしまっているのと、お客様を待たせている時間も使っているのです。, お客様や取引先から電話がかかってきたときに、担当者が不在の場合も同様です。電話を受けた人の時間と要件を聞く労力、お客様にも伝言を残す労力や担当者からの回答を待つという時間を使わせているのに加えて、電話が終了した後も電話を受けた人は担当者へ連絡を取るために、メールやメモを残したりする作業が余計にかかります。, さらに厄介なのが、メモをしている最中に、別のお客様から電話がかかってきた場合です。電話を取る人員が十分確保できていれば問題ありませんが、少人数の企業の場合は同じスタッフが連続で電話対応に当たらなければなりません。メモを取り切れないうちに次の電話対応をしてしまうと、要件の詳細を忘れてしまい正確な伝言が残せず、最悪の場合クレームに発展する可能性も考えられます。, 担当者が不在の場合、担当者から折り返しをするのにも労力がかかります。不在の場合は直接担当者の電話に転送ができれば良いのですが、転送システムを取り入れていない企業も多いことでしょう。, また、折り返しの電話がすぐに相手先に繋がれば良いのですが、今度は相手先の担当者が不在で電話が繋がらず、なかなか担当者同士で話すことができないといったケースも頻発しがちです。, このような電話業務における課題を解決して効率化したいのであれば、クラウドPBXを利用すると良いでしょう。, PBXとは、電話を交換するためのハードウェアで、オフィスに設置することで外線を社内の複数の内線電話に繋げたり、内線同士を繋げたりすることができます。, クラウドPBXとは、PBXの機能をインターネット上で利用できるサービスのことです。, クラウドPBXはWEB上で全てのサービスが提供されるので、本来設置すべきハードウェアを購入する必要がなく、設置に関するコストを削減できます。また、拠点が離れていてもインターネットに接続できる環境であればサービスが利用できるのも大きなメリットです。回線の増減や設定はブラウザ上からできるので、業者を呼んでメンテナンスをする必要もありません。, このような理想的ともいえる、クラウドPBXの機能について、1つずつ解説していきます。, クラウドPBXのメリットは、社外でも会社の電話番号で発着信ができるようになるという点です。, 携帯番号で発信をした場合、相手に「知らない電話番号からの電話だ」と警戒心を持たれてしまう可能性があります。一方、外勤の際に携帯電話を使用して会社の電話番号で発信ができれば、知らない携帯電話の番号が表示されるよりも、知っている会社の電話番号が表示される方が相手にとっては安心して電話をとってもらいやすいでしょう。, また、携帯電話でも会社の電話番号で発着信できる機能は、リモートワークの導入も進めやすくなり、労働環境の整備にも貢献してくれるでしょう。, クラウドPBXを導入すると、会社の代表番号に電話があった際、誰から電話がかかってきているのかが一目で分かるようになります。したがって、担当者が直接電話を取ることも可能になるのです。, 担当者が直接電話を取ることができると、受付などで取次ぎをする必要がなくなるので、取次ぎをするスタッフにかかる時間や労力が減り、お客様に対してもスムーズに対応ができるようになるのがメリットです。, クラウドPBXは、電話の着信履歴も残ります。着信履歴はWEB上ですぐに確認することができるので、その場で電話に出られなかったとしてもすぐに折返し対応ができるので安心です。, WEBから確認できるということは、社内にいなくても即座に確認が可能となるため、スピーディーな折返し対応が可能となります。, このような便利なクラウドPBXを導入して、実際に電話業務を効率化させた事例を4つご紹介します。, よく電話で問題になるのは、入れ違い電話です。お客様から電話を頂いたタイミングで担当者が外出をしている、出先から折り返ししても今度はお客様が離席中で繋がらないといった具合に、入れ違い電話はビジネスの機会損失を招くだけではなく、お互いの時間そのものが無駄になってしまいます。, クラウドPBXを導入した結果、外出中の営業担当がスマートフォン端末で会社にかかってきた電話を出ることができるので、電話を切らずにそのまま繋げることができるようになりました。そうすることで、担当者とお客様の双方にかかる労力と時間の無駄をカットすることができました。, 東京と大阪という離れた拠点間であっても、クラウドPBXの内線機能を利用することにより、電話を転送することができて受付の負担が軽減されたという事例です。, 今までは電話があった時に担当者が席を外していたり、出張して他の事業所にいたりする場合は、通常は相手先に対して「担当から電話を掛け直します」という対応をしていました。その際に、メモを残したり、担当者にメールや電話をして連絡をしたりして、担当者に連絡をする工数が発生していました。, そこで、クラウドPBXを導入した結果、相手先からかかってきた電話を、出先の携帯電話や離れた拠点に対して内線で繋げられるようになり、メモや担当者への連絡という煩わしい労力と時間から開放されました。, 次に、通常のPBXを利用している会社でPBXの機械が故障してしまい、電話が繋がらなくなったという事態に陥ってしまったケースです。故障した際にサービスを利用している電話会社に電話して修理を依頼したそうですが、修理するのに時間がかかったばかりか、修理代と修理した人の出張費まで取られてしまいました。, しかし、クラウドPBXに変えたところ、機械が故障する心配がなくなり、電話がいつでも安定して使えるので安心して業務を行えるようになりました。, クラウドPBXを導入する前は携帯電話から相手先に電話をした際、電話を取り次いでもらえなかったという事例を紹介します。, まず、一般的に電話機には電話番号表示機能があり、大抵は電話を取る前に電話番号をディスプレイで確認します。実際に、知らない携帯番号から電話がかかってきたことで受付の人に不信感を抱かれてしまい、セールスなどの営業の電話ではないかと警戒された結果、相手先の担当者に電話を繋いでもらうことができませんでした。, そこでクラウドPBXを導入し、社外から電話をするときでも、自分の会社の代表番号で発信することができるようになりました。相手先からも、「いつも取引している会社からの着信だ」と信頼をしてもらえて、担当者に繋いでもらえないということがなくなったそうです。, クラウドPBXはさまざまなサービスがありますが、今回ご紹介するのは弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドには電話業務を効率化するさまざまな便利な機能があります。その機能を一部ご紹介いたします。, ◎どこでも03や0120局番で発着信が可能 アナログ=非効率. お客様や取引先から電話がかかってきたときに、担当者が不在の場合も同様です。電話を受けた人の時間と要件を聞く労力、お客様にも伝言を残す労力や担当者からの回答を待つという時間を使わせているのに加えて、電話が終了した後も, さらに厄介なのが、メモをしている最中に、別のお客様から電話がかかってきた場合です。電話を取る人員が十分確保できていれば問題ありませんが、少人数の企業の場合は同じスタッフが連続で電話対応に当たらなければなりません。メモを取り切れないうちに次の電話対応をしてしまうと、要件の詳細を忘れてしまい正確な伝言が残せず、, できます。また、拠点が離れていてもインターネットに接続できる環境であればサービスが利用できるのも大きなメリットです。回線の増減や設定はブラウザ上からできるので、業者を呼んでメンテナンスをする必要もありません。, 携帯番号で発信をした場合、相手に「知らない電話番号からの電話だ」と警戒心を持たれてしまう可能性があります。一方、外勤の際に携帯電話を使用して会社の電話番号で発信ができれば、, ようになりました。そうすることで、担当者とお客様の双方にかかる労力と時間の無駄をカットすることができました。, そこでクラウドPBXを導入し、社外から電話をするときでも、自分の会社の代表番号で発信することができるようになりました。, クラウドPBXはさまざまなサービスがありますが、今回ご紹介するのは弊社が提供する「, 」です。ナイセンクラウドには電話業務を効率化するさまざまな便利な機能があります。その機能を一部ご紹介いたします。, 外出先、各拠点、海外からでも固定電話で発着信し内線取次ぎができます。まさに固定電話を持ち歩くことができるのと同じです。また、自宅にいながら会社の電話番号で発着信することができるため在宅勤務にも最適です。, 内線間の通話料金は無料となるため、社内の連絡などを、支店間や出先の営業間で行う際の電話料金が大幅に安くなります。一般のビジネスフォンと異なり内線電話を社外に持ち出すことができるため、外出先から会社へ、会社から外出先へ、拠点間同士、海外から本社なども、内線間であれば、いくら話しても通話料はかからないのです。また、外線電話はどこにかけても3分8円~と格安な料金設定となっています。, 通常のビジネスフォンと同じく、着信があったときには設定した電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出すことができます。また、特定の端末のみを呼び出すように設定を変えることも可能です。つまり、代表番号は電話機のみを着信して、顧客窓口番号は担当者の電話機のみを着信させるといったこともできます。また、複数の電話番号を1つの管理画面上で一括管理することも可能です。, インターネットの環境さえあれば、設置工事は不要です。お申込みから10日前後で開通します。設定の変更もWEB上ですぐに行うことができるので、明日から急遽電話を5台増やすなんてことも容易です。また、ナイセンクラウドはサービスの利用なので、PBXやビジネスフォンのリースの必要もなく、余計な費用がかかりません。さらに、始めたいときに始め、やめたいときにやめることができるのも大きなメリットです。, いつ、誰と誰が、どのくらい通話したかなどの通話履歴をWEB上で確認することができます。また、スマートフォン・タブレット・PCなど、どのデバイスでも確認することができ、「営業業務の見える化」に役立ちます。さらに、受け取ることができなかった電話もWEBでどこでもいつでも確認することができるので、電話を掛け直しやすくなります。, 会社の電話を受けるのは新人の重要な仕事と捉える企業は多いですよね。まだまだ業務に慣れない新入社員は、電話を取ることで顧客を把握し、先輩社員の業務を知っていくことができます。しかし重要顧客からの電話対応に新入社員が失敗してしまうケースも起こりえます。新入社員自身もプレッシャーを感じてしまうでしょう。しかしナイセンクラウドなら通話履歴が残り、音声を録音することができるので先輩社員がフォローもしやすく、安心して新入社員にも重要顧客の対応を任せることができます。, ナイセンクラウドに備わっている機能は、電話業務の効率化に非常に役立つものばかりです。また、ご紹介した以外にも、自動通話録音や音声ガイダンス機能、モニタリング機能など、便利な機能を備えています。, ナイセンクラウドの機能について紹介する動画を用意していますので、ぜひご覧ください。. 業務効率化を実現するオフィスの電話改革のポイントを紹介している本シリーズ。既存の固定電話の改革とスマートフォンの活用が、思った以上のコスト削減や業務の効率アップにつながることもあります。 着信履歴も残る; 3. インターネットの環境さえあれば、設置工事は不要です。お申込みから10日前後で開通します。設定の変更もWEB上ですぐに行うことができるので、明日から急遽電話を5台増やすなんてことも容易です。また、ナイセンクラウドはサービスの利用なので、PBXやビジネスフォンのリースの必要もなく、余計な費用がかかりません。さらに、始めたいときに始め、やめたいときにやめることができるのも大きなメリットです。, ◎発着信履歴をWEB上で確認し、営業の見える化ができる 通常のビジネスフォンと同じく、着信があったときには設定した電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出すことができます。また、特定の端末のみを呼び出すように設定を変えることも可能です。つまり、代表番号は電話機のみを着信して、顧客窓口番号は担当者の電話機のみを着信させるといったこともできます。また、複数の電話番号を1つの管理画面上で一括管理することも可能です。, ◎設置や設定変更の際に工事が不要のため、リースもない スタッフ同士の取次ぎが効率化. 会社の電話を受けるのは新人の重要な仕事と捉える企業は多いですよね。まだまだ業務に慣れない新入社員は、電話を取ることで顧客を把握し、先輩社員の業務を知っていくことができます。しかし重要顧客からの電話対応に新入社員が失敗してしまうケースも起こりえます。新入社員自身もプレッシャーを感じてしまうでしょう。しかしナイセンクラウドなら通話履歴が残り、音声を録音することができるので先輩社員がフォローもしやすく、安心して新入社員にも重要顧客の対応を任せることができます。, ナイセンクラウドに備わっている機能は、電話業務の効率化に非常に役立つものばかりです。また、ご紹介した以外にも、自動通話録音や音声ガイダンス機能、モニタリング機能など、便利な機能を備えています。

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