(function(d, s, id) { 本格的に作成する前に、会議中に書いた議事メモを見せながら、構成と内容についてバイヤスがかかっていないか、事実に基づいたものであるか、簡単な打合せをして確認しておきます。, 発言者が早口だったり情報量が多かったりして記録が追いつかない場合は、発言全てを記録しなくても構いません。, 発言者が提示した課題・疑問・解決策・共有事項など、重要なキーワードだけでも、発言者の名前とともにメモしておきましょう。 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); 横浜出身。アパレルやプライダルの仕事を経て、秘書の道へ。現在都内の製造業の会社の役員秘書6年目です。, 会社で一番のワガママボス(笑)など数人を担当しております。教科書には載っていない秘書ならでは経験やノウハウをシェアできればと思っています。. 発言者が早口だったり情報量が多かったりして記録が追いつかない場合は、発言全てを記録しなくても構いません。 発言者が提示した課題・疑問・解決策・共有事項など、重要なキーワードだけでも、発言者の名前とともにメモしておきましょう。 また、記録の途中で重要だと思った発言やキ� 加えて、パソコンを使用するものであれば人数に合わせて電源タップも必要…と、人数が多いほど会議に必要な備品はたくさんあります。 議事録作成で議論の内容をまとめるのがたいへん 議事録に議論の内容って書かないといけないものなの? 議事録のまとめ方にコツってないの? このような疑問にお答えします。 本記事の内容 議事録のまと … 会議にまつわるあれこれをチームビルディング・コンサルタントの尾方僚さんに教えていただく【踊らず進む!会議のお作法】、vol.5の今回は“書記”の役割と仕事をやり遂げるためのポイントについてお話をうかがいました。, Q.会議の書記として議事録を作るときに、 “決してやってはいけないこと”は以下のうちどれでしょうか?, 会議の主催者から書記に任命されたら、主催者や司会者から渡された“アジェンダ(会議の工程表)”をよく確認し、進行に沿って参加者の発言や課題・決定事項など、事実のみを記録していきます。 議事録の取り方。メモが追い付かないときは? 議事録を実際に取るときはどうしたらいいのでしょうか。 慣れるまではノートに書くが一番使い慣れたものなのでいいでしょう。 他にはパソコンやタブレット、スマホを使うという手もあります。 「打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。, ご利用も24時間いつでも可能なので、夜遅くから始まる打ち合わせや早朝の集まりにもご利用いただけますよ。, 当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。, 福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。, もしかしたら気のゆるみが原因かも?気を引き締めて会議をするなら貸し会議室がおすすめ, ■会議内容を聞き漏らさないために、ICレコーダーやメモ、PCツールなどを活用すること. js.src = 'https://connect.facebook.net/ja_JP/sdk.js#xfbml=1&version=v3.2'; 2019.02.05 みんなの貸会議室は、会議はもちろんリモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画鑑賞会、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。 そこでここでは、会議前・会議中・会議後の3ステップに分けて議事録が追いつかないことへの改善策と対処法をご紹介します。 ぜひ参考にしてください! メモを素早く取れる!会議前にできる対策2つ. ※設備はお部屋によって異なります。, 面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。 議事メモを取りながら、参加者としても何らかを発言するのがベストですが、記録することが疎かになってしまう場合は無理に意見を言わなくてもよいでしょう。, 本来、会議中はなるべく顔を上げて発言している人に注目すべきですが、書記の役割を与えられた場合は別。会場にPCを持ち込み、その場で打ち込んでもかまいません。, しかし、企業風土や職種にもよりますが、一般的に書記意外の会議参加者がPCをずっと見ていたり、メモ以外の目的で何かを打ち込んだりしていると、主催者や他の参加者にあまりいい印象を与えないので注意が必要です。, 会議が終わったら、司会者(もしくは主催者)と議事録として形にするための打ち合わせをしましょう。, 事実に沿ってメモをとっているつもりでも、いつの間にか書記である自分の意見や方向性を反映した議事録になってしまう可能性があります。 }(document, 'script', 'facebook-jssdk')); 「会議tips」ストレスフルな会議や職場をよく楽しく効率的に過ごすためのノウハウを紹介!. ぜひお気軽にご利用くださいね。, 何度も会議を経験していると、議事録を取るように上司に言われる機会も増えてきますよね。, これまで何度も議事録を取ってきたものの、「正しく議事録を取れているのか」「議事録を取るコツがつかめない」という方も多いはず。, そこで今回は、貸し会議室を運営する“会議のプロ”が、議事録そのものの説明から議事録を上手に取るためのフォーマットまですべてをご紹介します。, まず日時、場所、出席者という当日の状況については議事録の最初に、次に“何のための会議なのか”を明確にするためにも、会議の名前や議題を記入しましょう。, 上記は基本的に会議前にわかる情報です。あらかじめフォーマットやテンプレートに記入しておくことをおすすめします。, 主に、会議で決定した内容、擬態について話し合った内容、議題とは別の内容&議題に関連する内容の3つに分けると情報がわかりやすくなり、会議の内容を簡潔に視覚化できます。, 特に気を付けたいポイントは、“議題の本筋となる内容”と“議題から派生した内容”を分けることです。, 一見同じ話題に思えますが、議題の提示→議論→結果という流れの上では余計な情報となることもあります。, 一括にまとめるのではなく、「これは議題の本筋に合ってる内容」「これは議題から派生した内容」と2つに分類して記載するようにしましょう。, しかし、テンプレートやフォーマットだけ持っていてもなぜ議事録が必要なのかや議事録のわかりやすい書き方を知っていないと議事録を上手に取れるとは言えません。, 議事録とは、会話内容を記録するものです。しかし、単なるメモではなく、会議の内容がどういうものであったかを明確に書き表す必要があります。, 会議の決定事項は覚えていても、会議中に話した内容は具体的に思い出せないので、誰が発言しどういう反応があったかなど会議の流れを記録しておきます。, そして議事録は、参加した人が振り返りができることはもちろん、参加していない人も読めば会議の内容が理解できるものでなくてはいけません。, そのため議事録はすべての人が情報共有できるために作成するものと覚えておきましょう。, 小規模な会議だとメモ書き程度で良いこともありますが、社内会議や研修の備忘録や会議報告書となるとこと細かい内容まで記載が必要となります。, さらに株主総会や理事会議事録といった一部の人以外にも多くの人が関わる会議となれば、さらに精密かつ内容のある議事録が求められます。, 今回担当する議事録がどういった目的に合わせるものなのかを、意識して取り組むようにしましょう。, 議事録を書くためには、参加している会議の内容をしっかりと理解しておくことが大切です。, 議題についての背景や、何について会議をしているのかなど、その本質を理解していなければ、正確な議事録は書けません。, 会議ではどういうことを話し合い、何が決まったか。そのために何をすればよいか。この3点を追いながら会議に参加し、議事録フォーマットを埋めていきましょう。, 会議に参加した人も参加していない人も、会議の流れや内容を理解議事録であることが必須です。, 上司に「内容がわかりにくい」と言われないためにも、会議のプロ目線で議事録を上手に取るためのコツを伝授します!, 会議を目の当たりにしてただ記録するだけでは、内容の理解が追いつかず、聞き取り漏れの原因となってしまいます。, 会議名や日時、場所、参加者といった基本事項から、記載するべき内容を項目分けするなど、事前に記入事項を分けておけばスムーズに議事録を取ることができます。, また、議題から考えられる専門用語を調べておき、フォーマットに入れておくと聞き漏れ防止にもつながります。, 拾い漏れがないように、ICレコーダーで録音して、後で文字起こしをすればより完成度の高い議事録が作成できます。, 会議後に議事録を書いていると、「ここどういう意味だったんだろう?」「これは誰が何について話しているんだろう」と不明確な内容が出てきます。, 会議後は確かめる術がないので、内容について不明確なことや、会話が入り乱れてややこしく感じる部分は、会議内で解決させておくようにしましょう。, 後々議事録をまとめるときに便利なので、不明確なものをまとめるフォーマットを作るのも良いでしょう。, 会議中に取ったメモから、その会議の要点となる事項を抜き出し、それをフォーマットに簡潔にま停めましょう。, すべての話を拾うのではなく、“誰が見てもわかりやすいように”を念頭に、メモから要点のみを簡潔にまとめるようにしましょう。, 議事録を読む人は、“文章が読みやすいこと”と“簡潔にまとまっていること”を重視します。, 作成後は見落としが多いので休憩をはさんでから見直せば、議事録のクオリティがさらにUPします。, 最後に、先ほどまでご紹介した内容を元に、議事録を取るときに気をつけたいポイントをまとめてみました。, 以上7つのポイントに沿って取り組めば、議事録がスムーズに作成できて、わかりやすい内容に仕上がります。, 上記の議事録の取り方やコツをお伝えしましたが、やはり慣れないうちは議事録を取るスピードが議論に追い付かず困っているという方もいらっしゃると思います。, そこでここでは、会議前・会議中・会議後の3ステップに分けて議事録が追いつかないことへの改善策と対処法をご紹介します。, すると自分の中で議論の流れが予想でき理解できるので、当日0から作り上げていくよりも圧倒的に早く正確に議事録を取ることができます。, 会議中にわからない単語が出てしまい、どうやってメモしようか迷っているうちに議論が進んでしまうことを防ぐことができます。, 会議中に議事録を取る際に、議論に置いて行かれないためのまた抜け漏れが出ないための対策をご紹介します。, 例えば、「株式会社」という単語は(株)と書く、「前年より今年度の売り上げが伸びた」という場合は「前年<今年」、などわかりやすい記号に置き換えることで読みやすさと速さの向上になります。, ただ自分だけがわかる記号などはNGなので、誰もがわかりやすい記号や略字を使うことを心がけましょう。, 配布された資料の情報を読み上げている時などもすべて議事録を取ろうとしていませんか?, 配布された資料は全員が確認できる情報なので、すべてを書く必要はなくその事実から導き出される考えや結論の方に注力してそちらを書くようにしましょう。, どうしても配布資料の内容が大切な場合は、何ページのどの話をしているのかを書いた後重要な内容だけを議事録に落とし込むとよいでしょう。, 聞き取れたことだけをメモするのではなく、聞き取れなかったこともメモすると後から議事録の見直しがスムーズに行えます。, これを書いておかないとどこが聞き取れなかったのかがわからなくなり、後から補おうと思っても正確な議事録を書くことができません。, 議事録を取るのに慣れておらず、聴き漏れが多いという場合には録音しておくことも良いでしょう。, ただ頼りすぎるのも良くないので、その場でかけることはしっかりと書くことが大切です。, ここでは次回の議事録につなげるための会議後にできる対策をご紹介するので、最後までやり切りましょう。, 録音した内容を聞いたり、わからなかった部分を会議の参加者に聞いてみることで正しい議事録を取ることができます。, 議事録は正しい内容を記録していることが大事です。議論に追いつけなくても最後にしっかりと復習しましょう。, 自分がどのタイミングでなぜ遅れてしまったのかを分析して次の議事録を取る際に活かしましょう。, そんな時に上記のような対策をしてもあまり意味はなく、解決に繋がらないこともしばしば。, 慣れた場所を変えて新しい場所にすることで、自分だけでなく会議全体の生産性を高めることができます。, 実際会議の改善のために貸し会議室をかりるという方も多いので、一度お気軽にお問い合わせください。, みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。, プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。

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