「ペーパーレス化」で目指すところは業務改革です。 紙で保管する、または電子化して保管する。 ペーパーレス化しただけでは、紛失や情報漏洩のリスクを回避できるわけではありません。 結論から先に書きますと、文書の電子化「=ペーパーレス化」はただ紙の書類や文書を電子化すれば終わりということではありません。 株式会社〇〇 請求書電子化担当:〇〇、〇〇 働き方改革の推進で、テレワークを考えている企業も多いと思いますが、出社しなければ業務が回らないのであれば、推進しづらい状況となります。 このように、電子化された請求書の保存はかなり多くの要求と難しい要件があるため、印刷して紙で保存しているケースが多いようです。電子化された請求書などを保存できるように対応したサービスも多く出回っておりますので、そちらを検討することもおすすめです。, 請求書をPDFで送る企業は増えていますが、受け取る側はまだ多くの制約があるため、電子化された状態では保存できないという現状があるようです。コスト削減のために請求書をメールで送ることはOKですが、このような背景があることを理解しておくといいのではないでしょうか。, バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。 理想は、キーワードを入力すればお目当ての資料が出てくるシステムです。, 電子化するために導入したシステムなどの概要書や仕様書、事務処理マニュアルを備え付けておかなければなりません。, 電子化された請求書の管理・運用を自社でするのが難しい場合もあるでしょう。 その場合、外部委託するのも1つの手です。, 代行サービスを使えば、仮にシステムトラブルがあったとしても、業者に任せることができます。コンピュータの知識に自信がない方は、利用してみるのもいいでしょう。, 請求書を電子化する際には送付先の企業への配慮も必要です。理解を得やすいように、請求書受け取り側のメリットを記載しましょう。また「郵送と電子化どちらがいいでしょうか?」と尋ねるのではなく、「電子化します」と言い切る文章にした方が電子化が進みます。どうしても請求書の電子化に対応できないというお取引先のために、お問合せ先を書くことも忘れないようにしましょう。 e-文書法とは、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存を容認する法律です。 文書の取り扱い方法は書類の種類によって異なりますが、紙での保存が義務付けられていない文書は電子保存が可能です。 e-文書法は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関す … ヹ請求書の到着シヒヺデが、1~2日ほど速くなります。 ヹ遃去1年分の請求情報をいつでも確認、ゾイヱルヺデいただけます。 【ご注意】 ヹ誠に勝手ではございますが、この度の請求書の電子化により、 ・テレワークの推進 Copyright © NOC Outsourcing & Consulting. また電子データは検索が簡単という利点があります。必要な時に必要な書類をすぐに検索・活用できますので、業務のスピードアップにつながります。, 紙であれば、その場に行かないと閲覧できません。 せっかく書類を電子化して「ペーパーレス化」しても、紙の方が読みやすいからと社員それぞれが印刷して持つようでは意味がありません。 しかし、請求書を電子化すれば、仕事の効率化につながりますし、代行サービスを使えば、電子化された請求書を自社で管理する必要も無くなるので、仕事もさらに楽になるはずです。これを機に、請求書を電子化してみてはいかがでしょうか?, 接客、事務・経理職として勤務したのち、在宅ライターとしての生活を満喫しています。主に「転職」、「事務・経理」、「コミュニケーション」など実体験を生かした記事を執筆しています。フリーライターや個人事業主としての考えを綴ってみたブログ「未経験からフリーライターになってみた!」(http://www.kengo.red)も運用中です。, NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社は、プライバシーマーク認証取得第1号企業です。. 請求業務を効率化するには、帳票の電子化が必須です。その中でも取引先様に郵送している請求書などの電子化がはコスト削減にもつながります。取引先へ請求書を電子で受取るメリットを上手に伝える案内文を工夫することで郵送から電子への切替をどんどん進めることができます。 いきなりすべてではなく、できるところから取り組んでみてはいかがでしょうか。 企業活動を行うと必ず発生するのが、納品書や請求書などの書類です。 つまり、会社の倉庫やキャビネットに入っている限り、会社に出社する必要があります。 出退勤を記録するタイムカード。会議資料、申請書類、業務に関する書類など、できそうなところから長期的に取り組んでみていければいいかと思います。, 業務時間の短縮につながる「業務の効率化」と場所や時間にとらわれない「ワークスタイルを実現」. そこで二の足を踏んでいる企業も多いのではないでしょうか。, しかし近年、電子化に切り替える企業が増え、かつ様々な会計システムのフォーマットに合わせてデータをエクスポートできる専用の電子化システムも普及し始めているため、思った以上に受取側の負担は減ってきていると言えます。, 紙でほしいという取引先やイレギュラー対応の取引先は必ずあります。全ての請求を電子化するのはまだまだ難しいと思います。 紙の消費は森林の伐採につながります。「ペーパーレス化」を推進することは、企業が環境に配慮しているという姿勢を示すものにつながります。, 「ペーパーレス化」することで効果がはっきり見えるのが、コストの削減です。 しかし、これだけでは「ペーパーレス化」の導入に負担を感じる社員は多いでしょう。 また、紙の請求書と違い、件名をわかりやすくしないと見逃される可能性も高く、ゴミ箱に移動させられてしまう恐れもあります。(迷惑メールに入る可能性もあります) 請求書を送る際、方法として郵送以外にもPDFなどの電子データで送る方法があります。あまり馴染みのない人も多いかもしれませんが、今では一般的に用いられるようになりました。今回はこの電子データとなった請求書について紹介と説明をしたいと思います。, クラウド会計ソフトfreeeを利用すると、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。請求書を作成すると自動で帳簿をつけるので、経理の効率化が図れます。, まず気になるのは、このようなPDFなどで電子化された請求書が法的に有効なのかどうかということではないでしょうか。基本的には、双方が請求を認識してやり取りができれば問題がありません。請求書は、このやり取りの証明となります。税務調査などがあり事実確認が必要な場合は、電子データで請求書が存在すれば問題ないので、基本的に電子化された請求書でも問題がないと言えるでしょう。, ExcelやWordなどで請求書を作成し、取引先とやり取りしてしまうと簡単に額面や名目などを変更することができてしまいます。そのため、メールでの請求書のやり取りでは、PDF形式の請求書を送付するのが一般的です。, PDFで請求書を送る場合、印鑑や原本の扱いなどはどうするのでしょうか。印鑑については、もともと請求書に押す必要はありません。ただし、印鑑を押すことで、偽造のリスク回避をすることができます。面倒ですが、一度印刷して捺印してその後再度PDF化する場合も多いようです。 つまり、環境に配慮した取り組みは企業運営に重要な問題として認識され、位置づけられています。 つまり、バインダの中から探す作業が発生します。 会社だけのメリットではなく、社員ひとりひとりがメリットと感じることで「ペーパーレス化」の導入もスムーズになります。, 「ペーパーレス化」で業務改革を目指すには業務の見直しと直結した作業となるため、なかなか進まない会社が多いのも事実です。 これまで同様、弊社の社印が押印された請求書をWeb上からダウンロードしていただくことができます。 企業によっては、セキュリティのさらなる強化のため、毎月パスワードを変える部署もあり、覚えるのが面倒だと感じる人もいるでしょう。, 専用の請求書電子化サービスを利用する・しないに関わらず、基本的におさえておきたい電子化されたPDFを送付する際の注意点を3点紹介します。, 個人情報漏洩でもっとも多いと言われるメールの誤送信リスクです。情報漏洩につながるため、宛先を間違えないようにしましょう。特にメーラーには便利なオートコンプリート機能(宛先を入力すると候補が表示される機能)があり、急いでいるときは要注意です。 ・リスクの軽減 ・コストの削減 業務時間の短縮につながる「業務の効率化」と場所や時間にとらわれない「ワークスタイルを実現」することで、社員ひとりひとりのメリットにもなります。 ステム化, 利用開始までの流れと準備項目, 請求書の電子化で業務効率化できる理由, 請求書の電子化メリット・デメリット, Web請求書サービス注意すべきポイント, 電子化が進む取引先への案内文の書き方, Web請求書導入の流れサポート体制, マンガでわかる請求書の電子化, Web請求書サービス エコデリバーご利用料金, Web請求書サービスのコスト削減モデルケース, どんどん電子化が進む取引先への案内文の書き方. また、担当者以外へ請求書を送ると先方の手を煩わせることになり、信用低下につながります。送信前に必ず確認をしましょう。, 請求書を送る際は、部外者に閲覧されないように、ファイルにパスワードを設定して送付しましょう。また、パスワードは、請求書データを送ったメールとは別で送付するのが一般的なルールです。, 件名を見た瞬間、何の請求書か分かるようにするのも大事です。例えば、「〇年〇月〇日材料費請求書××商事宛」というように入力すると良いでしょう。受信側も、何についての請求書かいち早く把握できます。 顧客情報や機密情報が印刷された「紙の書類」が紛失したら、大きな問題となりますよね。 ・業務の効率化 お使いのブラウザはJavascriptが無効になっているため、サイトを快適にご利用いただけないかもしれません。Javascriptを有効にして下さい。, 2005年に施行された「e-文書法」により書類の電子化が進んでいます。請求書を電子化する企業も増えていますが、電子化した請求書を保存する場合、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」に対応しなければなりません。そこで今回は、請求書を電子化するメリットや「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の内容について紹介します。紙の請求書保管で、困っている方は必見です!, 電子化された請求書を取引先に送っても大丈夫です。ひと昔前は、郵送で請求書を送るのが一般的でした。しかし、現在はインターネットやクラウドサービスの発達によって、PDFなどで電子化された請求書を取引先へ送信するケースが増えてきています。, 請求書を電子化することでメール送信が可能となり、郵送代が不要になります。紙代や印刷代も節約できるため、請求書を発行する機会が多い企業ほど、コストが安くなります。, 電子化した請求書は、パソコンとインターネット環境があれば作成と送付の両方が可能です。しかも、メール添付なら数分経てば取引先へ請求書が届きます。またセキュリティや管理の手間を考えるとクラウドシステムを利用するのもアリです。, 紙で郵送する場合、発行・封入作業から投函・差出をし、取引先に到着するまでには1日から2日程度はかかります。FAXやデータで早くほしいという要望に簡単に対応することができます。, 請求書を電子化すればサーバー上で保管できるので、紙の請求書と違い保管場所をとらなくて済みます。, 例えば電子化された請求書はサーバー上で保管し、送付手段をメール添付で行うとします。万が一、パソコンがウイルスに感染してしまうと情報漏洩のリスクが発生します。そのためには、パスワードの設定や、ウイルス対策ソフトの導入などの対策が必要です。 ・過去〇年分の請求情報をいつでも簡単に検索、ダウンロードいただけます。, 誠に勝手ではございますが、電子化に伴い郵送での請求書送付は廃止とさせていただきます。 また書類を探したいと思ったら、「倉庫にある段ボールの中」や「キャビネットにあるバインダーの中」を、見出しを参考に探していく、そういう作業になりますよね。 ます物理的なバインダを作る、という作業はありません。 また、原本についても先方との取引の中で求められるケースが少なくないはずです。先方とのスムーズな連携を優先し、原本を求められた場合には郵送する対応がいいのではないでしょうか。, PDFで請求書を送るケースについて話してきましたが、請求書を受け取る側はどのようなことに気をつける必要があるのでしょうか。, PDFで貰った請求書ですが、基本的には印刷し、紙で保存することが求められます。しかし、変更の3ヶ月前に税務署長に申請を行う必要があり、改ざん防止のために電子署名やタイムスタンプ(最後に変更された時間を証明するもの)が必要となります。 企業活動を行うと必ず発生するのが、納品書や請求書などの書類です。 あなたの企業では、それらの書類をどのように保管しているでしょうか。 紙で保管する、または電子化して保管する。 そのどちらかですが、最近はテレワークの推進もあり、なるべく電子化 ・環境にやさしい クラウド会計ソフト freeeを使うことで、請求書の作成から入金管理まで、効率的に行えます。, 請求書の作成から郵送、その後の入金管理が会計ソフト内で完結。オールインワンで対応し、請求と経理のデータを紐付けることで、経理業務がより効率的になります。, 請求書のほか、見積書、納品書の作成も可能。見積から請求、納品までの一連の流れに必要な書類の作成がfreeeだけで完結します。, freeeで作成した複数の見積書・納品書を合算して請求でき、作成の手間を省くことが可能。設定をしておけば、期日になると下書きの請求書が自動作成され、請求作成日をメールでお知らせする機能もあります。, 1クリックで郵送依頼をすることも可能。業界最安値の1通150円(税抜)で請求書を郵送できます。(到着までに3-4営業日かかります), 請求書の作成に会計freeeを使ってみたい方は、会計freeeアカウントの新規作成(無料)ページからお試しください。, クラウド会計ソフトfreeeを利用することで、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。, 企業様が保有している売掛金・請求書を売却し、運転資金を早期に調達することができる新しい資金調達サービスです。ご利用を頂くことで、経営上のキャッシュフローによる問題が素早く改善できます。. 請求書電子化にあたり、事前に請求先の取引企業に周知する必要がありますが、この際の案内文は非常に重要です。 案内文ひとつで請求書電子化の成否が決まる 、といっても過言ではありません。 電子化されていればどうでしょうか。 2005年に施行された「e-文書法」により書類の電子化が進んでいます。電子化した請求書を保存する場合「e-文書法」と「電子帳簿保存法」に対応しなければなりません。そこで今回は、請求書を電子化するメリットや「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の内容について紹介します。 しかし、コストを削減し、業務を効率化して企業としての競争力を強化したいと考えているのであれば「ペーパーレス化」は間違いなく強力な手段です。 紙の書類をやめて書類を電子化するだけで、印刷する紙が減り印刷コストや紙代が削減できます。紙の書類を郵送している場合は、郵送費用の削減にもつながります。 請求書は紙にして押印しなくても、pdf化してメール送付でも大丈夫です。件名やファイル名の書き方やメールの文例、実際の送付画面までメール送付に関する情報をお伝えします。 大変お手数をおかけしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。, 【概要】 あなたの企業では、それらの書類をどのように保管しているでしょうか。 年度ごとに区切られたバインダ。新年度になれば新しいバインダを作って、見出しを作って……と作業が発生します。 また、なくなっていることさえ気が付かずに長い時間が過ぎている、ということもあるかもしれません。 リスク軽減も、業務改革につながるメリットです。, 今まで「ペーパーレス化」には大きく下記の5つのメリットがあると書きました。 (受付時間:平日10:00~18:00), 実際問題として、請求書の発送は、どうしても受取側のことを考えなくてはいけません。自社の管理や手間が楽になったとしても、他社が紙で郵送してくるところ、1社だけ電子で送ってくるとなると、受取側の担当者の手間を増やしてしまうことになりかねません。 当記事で、メリットおよび本来の目的について記載します。 給与明細の電子化まだ迷っている方必見!今回の記事では給与明細の電子化におけるメリット・デメリットを紹介します。法的にはどうなの?これから電子化する際の注意点は?確定申告はどうなるの?などさまざまな疑問を徹底解消! Copyright © 2020 iii@oec All rights reserved. 件名をわかりやすくすることは、万が一送り先を間違ったとしても、送信相手が早い段階で気付くため、リスクを減らすことにもつながります。, 法的には印鑑を押す必要はありません。ただし、企業によっては印鑑がある請求書しか受け取ってくれないケースもあります。その場合は、請求書に押印後、PDF化すると良いでしょう。, 請求書に押印しPDF化するのが面倒な場合は、先述している専用の請求書電子化サービスを利用するのもありです。社印を事前に登録しておき、PDF化されるタイミングで自動で請求書に押印され、データ化されます。, 「e-文書法」とは、2005年に施行された法律です。これにより、これまで紙の原本保存が義務付けられていた多くの文書のデータでの保存が可能になりました。請求書の電子化は1998年に施行された「電子帳簿保存法」の対象です。, 当初、この法律では、紙媒体の文書のスキャンによる電子化は認められておらず、始めから電子媒体で作成された帳簿書類のみ原本としてのデータ保存が可能とされていました。, しかしe-文書法の制定を受けて、この法律が改正されたことにより、紙媒体の請求書も、税務署長の承認を受けたものはスキャンによる電子化を行い、それを原本とすることが可能となりました。ただし、原本として請求書を電子化するにはいくつか要件があるので、次の章で見てみましょう。, 請求書を電子化するためには、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。, 電子化された請求書をディスプレイなどに出力した際に、見やすくなければいけません。例えば、フォーマットが崩れ読みづらかったり、文字化けして出力されたりするなど、読めない状態だと認められません。OSやソフトの種類によって、出力パターンが違うので注意しましょう。, データの改ざんや消去がされないようにしなければいけません。保存の義務を知らない人に、古いからといってデータを消されないように、また、不正を考えている人に改ざんされないようにシステムを工夫しましょう。, 電子文書をすぐに検索できる状態にしておくのも条件です。「部署ごとにフォルダ分けをする」、「件名には、ナンバリングをつける」などの工夫をしましょう。 紙書類の保管倉庫を使用している企業であれば、保管場所の削減はそのまま費用の削減となります。, 紙の書類では、バインダに閉じる作業がまず発生します。 以下に案内文例を記載しますので参考にしてください。, この度、弊社では請求金額のご案内の迅速化を目的とし、紙で送付しております請求書を電子化させていただくこととなりました。 また、稟議書や申請書といった押印して回覧されるような書類まで、ワークフローを使えば、社外から作成・承認できるようになります。 また紙の書類は保管場所も必要なので、保管するスペースや場所代が削減されます。

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